Mycket att lära från andra regioner med Cosmic

Det är snart ett halvår sedan Region Örebro län bytte journalsystem och två månader sedan Region Gävleborg län gjorde detsamma.

-Att på nära håll få höra och själv se hur förändringen påverkat patienter och personal har varit värdefullt, säger Anders Åkvist. Han framhåller att de andra regionerna har varit generösa med att dela med sig med av vad man gjort, men också vad man önskat att man hade gjort, i sina förberedelser.

Vad lade du särskilt märke till när du hälsade på och såg hur man arbetade?

- De sekreterare, sjuksköterskor, läkare och chefer som jag gick med under en del av deras arbetsdag berättade öppenhjärtigt om bra och dåligt, men jag blev ändå överraskad över hur många positiva saker många av dem valde att säga om övergången och det nya systemet. Samtidigt fanns det också vissa verksamheter där flera var missnöjda, oroliga och kände sig maktlösa. Det var mycket intressant att se skillnaderna och försöka förstå vad de kan bero på, säger Anders.

Vad ser du har varit framgångsfaktorer i Gävle och Örebro inför deras införande?

- Det var några saker som de som var nöjdast hade gemensamt. Dels att utsedda medarbetare i verksamheten satt sig in i systemet lite mer innan införandet och varit tillgängliga för all personal under hela införandefasen. De var mycket viktiga för att förstå vad förändringen innebär för verksamheten, ta fram och sprida lathundar och stödja kollegerna. En annan sak var att chefen på enheten bemödade sig för att förstå och ta ansvar för övergången och hjälpa medarbetarna i stort och smått genom förändringen, säger Anders Åkvist.

Han poängterar också att öva inför införandet. I Örebro och Gävle pratar man särskilt om förflyttningar av patienter inom sjukhuset och tidboks- och remisshantering i öppenvården. Ju mer man kan förbereda sig desto bättre förutsättningar har varje verksamhet inför införandet.

- Så många i personalen som möjligt – helst alla – behöver få känna på Cosmic och testa för att hitta möjligheter och risker innan det är dags att jobba skarpt. Även om vi har regionala rutiner och gemensamma inställningar i systemet så behöver varje medarbetare förstå hur det ska funka just på den egna arbetsplatsen. Att gå klassrumsutbildningen är också viktigt. I de andra regionerna fanns det platser där man inte gått så mycket utbildning och där tyckte folk det var mycket bökigare med Cosmic, säger Anders. Så utbildningen är nog viktigare än man kan tro, särskilt för de som ska jobba mycket i systemet på olika enheter, som läkare.

En förändring över tid

Det kommer vara jobbigt att gå över till Cosmic men Anders betonar samtidigt att det är viktigt att komma ihåg att själva införandet bara är ett startskott på en längre förändringsresa.

- De första månaderna kommer att vara omvälvande. Det handlar både om att lära sig systemet och nya arbetssätt. Det kommer att gå långsamt att jobba och ta tid innan alla rutiner sätter sig, säger Anders Åkvist och avslutar med en uppmaning om att ha tålamod med både systemet och varandra då vi alla är nya i systemet i början.

Från Region Halland har flera personer från olika delar i verksamheten varit på studiebesök hos de Sussa-regioner som redan infört Cosmic. Det har varit värdefulla utbyten som gett flera viktiga erfarenheter och kunskaper inför det planerade införandet den 29 mars.