Sex månader med Cosmic – en resa med utmaningar och framtidstro
Ett halvår har gått sedan Region Halland införde Cosmic som nytt journalsystem. I mars när övergången skedde präglades vardagen både av förväntan och oro. Idag, sex månader senare, målar medarbetare upp en något varierad bild av det nya journalsystemet – en bild som speglar verkliga utmaningar och en där vardagen flyter på bra.
Magnus Garell arbetar som chefläkare i Närsjukvården men också kliniskt, en dag i veckan, på vårdcentralen. Förväntningarna var stora på Cosmic, men Magnus och hans kollegor upplever att Cosmic är trögt jämfört med VAS och dessutom inte helt logiskt, vilket skapar konkreta problem för både personal och patienter.
– Det krävs betydligt mer administration än tidigare vilket skapar både irritation och frustration. För varje dag som går tar vi några färre patienter än vad vi gjorde innan införandet. Kön med patienter ökar hela tiden men det är svårt att hitta sätt att jobba snabbare i Cosmic, säger Magnus.
Flera omstarter per dag
Problemen är både tekniska och strukturella, menar han. Många kollegor har berättat att de måste starta om Cosmic för att den ”hänger sig”, vilket sker dagligen, för vissa användare flera gånger per dag. Detta hände väldigt sällan i VAS. Men det största problemet är systemets komplexitet.
– När jag har ett vanligt mottagningsbesök och jag därefter skriver eller använder Dragon (digital diktering med taligenkänning) finns orimligt många sökord. Öppnas alla flikar kan jag trycka ”page down” 37 gånger innan jag kommer till slutet. 37 sidor! Det räckte med några få tidigare som: sökorsak, aktuellt, status, bedömning, åtgärd och diagnos, förklarar Magnus.
– Jag har hört om kollegor som gett upp och bara skriver allt under sökordet "Aktuellt" – vilket undergräver hela systemets syfte.
Även läkemedelsförnyelser är förvånansvärt krångliga, menar Magnus.
– Apotekspersonal har kommit till mig och visat upp vad som står på etiketten patienten får, och det är uppenbart att många läkare missförstått systemet. Förnyelser av sjukintyg tar nu också onödigt mycket tid. Märkligt att ett modernt journalsystem har sämre funktioner än vi hade i VAS, säger Magnus Garell.
Patientsäkerhet i riskzonen
Särskilt allvarligt är hur systemets struktur skapar säkerhetsrisker, menar Magnus. Kravet på att koppla allt till vårdtillfällen leder till förvirring och potentiellt farliga missförstånd.
– Vi får remisser från sjukhuset: 'Tacksam för uppföljning om fem dagar', och så kommer den till oss och ser ut att vara två månader gammal. Men det är bara att den kopplats till ett gammalt vårdtillfälle fast remissen är ny. Vi blir förvirrade och undrar om vi missat något, beskriver Magnus. I VAS var default att all journalföring sattes till datumet när vi registrerar något vilket kan förklara att det så ofta blir fel, för misstaget sker dagligen i alla förvaltningar.
Ljusglimtar finns
Trots kritiken finns positiva aspekter. Remissinstanserna är nu utskrivna på svenska istället för förkortningar, vilket gör dem tydligare att förstå. Beställningar av labbprover och röntgen samlas nu på samma ställe, vilket är positivt. Däremot kommer svaren i flera olika flikar.
Psykiatrin: Väl förberedd för skiftet, överraskad av efterarbetet
På Psykiatrins avdelningar gick själva systemskiftet förvånansvärt smidigt. Stefan Larsson, är avdelningschef på Psykiatriska intensivvårdsavdelningen i Halmstad och har ett fyrtiotal medarbetare, han berättar att det verkliga arbetet började först efteråt.
– Vi gjorde väldigt mycket för att förbereda oss för själva skiftet, och det fungerade väldigt bra. Men ingen av oss var egentligen medvetna om hur mycket efterarbete det skulle krävas, säger Stefan.
Utmaningen handlar om grundläggande arbetsprocesser – hur man genomför ronder, fördelar roller och organiserar rapporter. Övergången till Cosmic har synliggjort skillnader mellan olika avdelningar att det finns egna lösningar och många olika arbetssätt.
– Vi ska inte behöva lära oss flera olika arbetssätt för att till exempel genomföra en rond om vi skulle behöva flytta till annan avdelning. Här handlar det om att vi ska enas kring ett arbetssätt som fungerar med strukturen i Cosmic, konstaterar Stefan.
Allvarliga säkerhetsbrister
Inom psykiatrin uppstår särskilt allvarliga problem kring patientsäkerhet och rättssäkerhet. Dubbla inskrivningar händer varje vecka, och tvångsvårdsmodulen fungerar inte logiskt.
– När du ska skriva in en patient på tvångsvård måste du justera tiderna – patienten kommer och då registreras en tid, men sedan kan du inte registrera tvångsvården utan måste flytta en minut åt höger eller vänster, beskriver Stefan.
Konsekvenserna kan vara allvarliga:
– Det har hänt att det strulat till sig så vi inte vetat hur man ska fixa det, och så får man vänta till nästa dag. Då har det varit mycket dokumentation och åtgärder som vi inte kunnat journalföra förrän i efterhand.
För tvångsvård, som är ett allvarligt rättsligt ingrepp, blir detta särskilt problematiskt:
– Då ser det ut som att patienten inte är på tvångsvård fast den är det ändå. Där blir det en säkerhetsrisk, säger Stefan Larsson.
Potential i systemet
Trots problemen ser Stefan Larsson potential i Cosmic:
– När man lär sig systemet och använder funktionerna på rätt sätt minskar man risken att saker missas, för du får bra överblick över vad som ska göras med patienten.
Den sammanhållna journalen där all information finns samlad är en stor fördel jämfört med att behöva söka i olika system.
Hörselmottagningen: En smidig övergång
På Hörselmottagningen ser verkligheten lite annorlunda ut. Avdelningschef Alem Muharemovic beskriver en betydligt smidigare övergång tack vare en ganska väl förberedd region och det starka stöd som införandeteam och enhetsstöd bidragit med.
– Våra medarbetare har också varit väldigt engagerade, och jag har sett väldigt lite oro i personalgruppen. Redan efter tre veckor var vi tillbaka i full kapacitet, säger han.
Även här finns bekanta utmaningar med exempelvis för många sökord i journalmallarna, att systemet kan vara långsamt och sakna frastexter, problem som Alem inte känner igen sedan tidigare erfarenhet av systemet. Men Alem ser positivt på framtiden:
– Jag ser ljust på framtiden. På sikt är min uppfattning att Cosmic kommer att bli ett ännu starkare stöd både för oss som arbetar i systemet och för patienterna, detta har jag sett från mina tidigare erfarenheter av systemet.
Vägen framåt
Även Stefan Larsson på Psykiatrin håller med Arem Muharemovic.
– Det här kommer bli bra, men vi måste ha tålamod och fortsätta jobba oss in i systemet.
Magnus Garell är mer skeptisk men pragmatisk:
– Cosmic har potential, men just nu ser vi stora problem med både arbetsmiljö och patientsäkerhet och det överskuggar de delar i Cosmic som faktiskt är bra.