Ledningen om utmaningar och framtidshopp sex månader efter Cosmic-införandet

En av de mest återkommande frågorna från medarbetare handlar om just den, när förbättringar kommer. Svaret är kopplat till en komplex verklighet som Region Halland delar med nio andra regioner, där de tre som går igång med Cosmic i höst tar mycket av leverantören Cambios bandbredd.

– Som tur är har vi väldigt bra samarbete med de andra regionerna. Det vore mycket värre om vi var och en försökte komma längre fram i kön på egen hand. Tills alla regioner är klara med sina införanden har vi en lägre förändringstakt än vi skulle vilja, och det ÄR jobbigt.

– Vi behöver landa med de andra regionerna för att få bättre förutsägbarhet, förklarar Måns Arnrup.

Lagstiftning påverkar vad vi får och inte får

På kritiken att systemet utvecklats mer utifrån administrativa än medicinska behov svarar Emma Pihl tydligt:

– Administrativa behov styr inte utvecklingen mer än i form av att regionen måste förhålla sig till lagstiftning som är ganska styrande för vad vi får och inte får göra. Det viktigaste för alla är att detta ska vara ett bra verktyg för vårdens medarbetare.

Hon lyfter exempel som funktionen "aktiva val", där lagstiftningen begränsar vilken information vårdpersonal kan ta del av – något som påverkar systemets utformning men som Region Halland inte har kontroll över men nu hanterar så klokt som möjligt.

Patientsäkerhet i fokus trots utmaningarna

På frågan om hur Cosmic-problemen påverkar patientsäkerheten betonar Emma Pihl att det är medarbetarnas medicinska kompetens som borgar för hög kvalitet. Det är också fortsatt det som styr prioriteringarna:

– Vi ska göra medicinska prioriteringar i hur vi tar emot våra patienter i de olika verksamheterna. Det är vårdens medarbetare som är allra bäst på att göra medicinska prioriteringar, och det får vi stärka dem i. Det är känt att verksamheten inte kommer att kunna vara så effektiv i övergångsperioden som tidigare.

Hon understryker att även om systemet skapar utmaningar kring arbetstempo och administration, så är det viktigt att den medicinska bedömningen av patienternas behov avgör medicinsk handläggning. När verksamheterna behöver anpassa takten för att lära sig det nya systemet handlar det om att prioritera rätt.

– Det ser väldigt olika ut i olika verksamheter, men vi måste fortsätta ta hand om patienterna på det fantastiska sätt som vi gör idag, även när vi arbetar in oss i systemet, säger Emma Pihl.

Medarbetarnas röster når fram – men återkopplingen behöver bli bättre

Både Måns och Emma medger att Region Halland varit bra på att ta emot förbättringsförslag men sämre på att beskriva vad som är möjligt.

– Vi har inte varit så duktiga på att återkoppla ut vad som är möjligt och vad som inte är möjligt. Där behöver vi bättra oss så att man känner att när man lämnar sitt förslag så vet man vad som händer med det, säger Emma Pihl.

Måns Arnrup betonar att all feedback är välkommen:

– Även om man inte tycker att det hänt så mycket med förbättringsförslag man skickat in tidigare så är de väldigt värdefulla och betyder mycket.

Vårdpersonalens medverkan i utvecklingsarbetet

På frågan om hur många läkare och sjuksköterskor är involverade i utvecklingsarbetet svarar Måns Arnrup att det är "en direkt nödvändighet för att det ska bli bra och relevant."

– Det är helt självklart att ha professionen med i utvecklingen, både i riktningen för hur systemet utvecklas och i utformningen av funktioner och moduler. Samtidigt är det förstås också viktigt att inte ta mer tid från patienterna i anspråk än nödvändigt.

Samtidigt medger han att det alltid finns utrymme för förbättringar i hur och i vilken omfattning vårdpersonalen involveras och här blir förbättringsförslag från vårdens verksamheter väldigt värdefulla.

Vad kan medarbetarna förvänta sig framöver?

Emma och Måns blir försiktiga med löften om exakta tidsramar, men pekar på flera områden där förbättringar är på gång:

Tekniska problem: "Man kan förvänta sig att tekniska problem som omstarter och hängningar successivt ska avta mer och mer," säger Måns Arnrup.

Nya funktioner: Utveckling pågår med nya modeller inom automation, tal-till-text-lösningar och integration med andra system. "En del av vinsterna med Cosmic är inte direkta – vi skapar bättre förutsättningar för att successivt jobba in mer automation," säger Måns.

Budskap till frustrerade medarbetare

Emma Pihl riktar sig direkt till dem som känner frustration över systemets tröghet:

– Mitt budskap är att vi behöver hålla ut och ha tålamod, ta hand om patienterna på det fantastiska sätt som vi gör idag och jobba in oss så mycket det går i systemet. Det är också viktigt med dialog med sin chef om vad som är rimligt för andra arbetsuppgifter och utvecklingsuppdrag just nu.

Hon betonar att chefer har en viktig roll i att hjälpa medarbetare prioritera:

– Nu är det detta som är vårt utvecklingsfokus till närmsta året. Vi kan inte göra väldig massa utvecklingsinsatser samtidigt.

Hon uppmanar till mer kunskapsdelning mellan enheter:

– Vi skulle kunna bli ännu duktigare mellan avdelningar, kliniker och förvaltningar att säga 'så här jobbar vi, skulle det hjälpa er?' och verkligen sprida de goda exemplen.

Framtiden: Gradvis förbättring, inte stora genombrott

Måns Arnrup är tydlig med att förväntningarna behöver vara rimliga:

– Det kommer inte bli så att i januari eller februari kommer det en ny fantastisk release med massa nya funktioner. Det handlar mer om en gradvis ökad förändringstakt kombinerat med nya moduler.

Emma Pihl sammanfattar:

– Vi kommer inte kunna säga att 'då och då är vi färdiga' för hela regionen. Det kommer ibland vara stora steg som blir bättre för olika verksamheter vid olika tillfällen. Då måste vi ha respekt för varandra – förändringen som någon annan fick kanske var lite viktigare än min.

Vägen framåt kräver gemensam ansträngning

Sex månader in i Cosmic-resan står det klart att både framgångar och utmaningar kommer att fortsätta parallellt. Ledningen bekräftar de problem som medarbetare upplever och arbetar aktivt för att lösa dem, men inom ramar som begränsas av teknik, lagstiftning och samarbete med andra regioner.

För medarbetarna innebär det fortsatt tålamod, men också möjligheter att påverka utvecklingen genom konstruktiv feedback och kunskapsdelning. Som Emma Pihl uttrycker det:

– Det här är plattformen för framtida arbete – för att vi ska kunna koppla på utveckling för vårdens medarbetare och patienter snabbare och enklare i framtiden.