Särskilda kontraktsvillkor för tillbörlig aktsamhet för hållbara leveranskedjor

Dessa villkor, inklusive förekommande termer och begrepp, bygger på FN:s Global Compact, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter, OECD:s riktlinjer om tillbörlig aktsamhet för ansvarsfullt företagande samt ILO:s trepartsförklaring om multinationella företag och socialpolitik.

1. Leverantörens åtaganden i Uppförandekod för leverantörer

1.1 Leverantören ska fullgöra kontraktet i enlighet med åtagandena i Uppförandekod för leverantörer avseende mänskliga rättigheter, arbetares rättigheter, miljön och affärsetik samt vidta de åtgärder som anges i detta dokument.

1.2 Åtagandena gäller för all verksamhet med anknytning till det som anskaffas.

2. Leverantörens process för tillbörlig aktsamhet

2.1 För att säkerställa efterlevnaden av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer i punkt 1 ska leverantören ha en process för tillbörlig aktsamhet enligt punkt 2.2- 8. Processen ska vara dokumenterad och tillämpas från kontraktstart. Genom denna process ska leverantören identifiera, förhindra, begränsa och gottgöra negativ påverkan på människor, miljö och samhälle i den egna verksamheten och i leveranskedjorna. Detta betyder att:

2.2 Leverantören ska integrera åtagandena i Uppförandekod för leverantörer i policyer och fördela ansvaret för policyer och tillbörlig aktsamhet genom att:

• säkerställa att relevanta policyer, fastställda på högsta ledningsnivå, antas eller revideras så att de överensstämmer med åtagandena i Uppförandekod för leverantörer,
• offentliggöra policyerna och kommunicera dem till rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten,
• säkerställa att styrelsen tar hänsyn till policyerna när den fattar beslut,
• utse en eller flera personer i ledningsfunktion som ansvariga för processen för tillbörlig aktsamhet samt
• tilldela ansvar för implementeringen av policyerna till anställda vars beslut mest sannolikt ökar eller minskar riskerna för negativ påverkan.

2.3 Leverantören ska identifiera och bedöma faktisk och potentiell negativ påverkan genom att

• identifiera riskleverantörer,
• kartlägga leveranskedjorna för riskleverantörer,
• regelbundet undersöka riskerna för negativ påverkan i den egna verksamheten och i leveranskedjorna för riskleverantörer,
• samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare eller deras företrädare och hämta information från trovärdiga och oberoende källor om samråd inte är möjligt i leveranskedjorna för riskleverantörer,
• uppmärksamma negativ påverkan på individer från grupper och befolkningar som har en ökad risk för sårbarhet eller marginalisering, inklusive miljö- och människorättsförsvarare samt
• prioritera de mest betydande riskerna utifrån sannolikhet och allvarlighet

2.4 Leverantören ska förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan som leverantören orsakar eller bidrar till genom att:

• upphöra med aktiviteter som orsakar eller bidrar till negativ påverkan i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna,
• upprätta åtgärdsplaner i meningsfulla samråd med berörda rättighetshavare eller deras företrädare, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats, samt
• främja inköpsmetoder som inte försvårar för underleverantörer att efterleva åtagandena i Uppförandekod för leverantörer.

2.5 Leverantören ska använda sitt inflytande för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan kopplad till leverantörens verksamhet genom att:

• bedöma riskleverantörer utifrån åtagandena i Uppförandekod för leverantörer och processen för tillbörlig aktsamhet med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
• upprätta åtgärdsplaner för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
• skriftligen vidareförmedla åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) till riskleverantörer,
• ålägga riskleverantörer att redogöra för leveranskedjorna i enlighet med kravet på transparens i leveranskedjorna (punkt 4.4) samt
• säkerställa möjligheten att tillfälligt stoppa leveranser från en underleverantör medan förebyggande och begränsande åtgärder vidtas samt, vid allvarliga avvikelser som inte åtgärdas, möjligheten att säga upp avtal med berörd underleverantör.

2.6 Leverantören ska följa upp åtgärderna för att förhindra och begränsa faktisk och potentiell negativ påverkan genom att:

• följa upp upprättade åtgärdsplaner för den egna verksamheten och för riskleverantörer, med särskilt fokus på de mest betydande riskerna som har identifierats,
• samråda på ett meningsfullt sätt med rättighetshavare som berörs av den egna verksamheten, eller deras företrädare, och i den mån det går i leveranskedjorna för riskleverantörer, samt
• hantera avvikelser

2.7 Leverantören ska möjliggöra för intressenter såsom rättighetshavare, deras företrädare och miljö- och människorättsförsvarare att framföra klagomål om de har farhågor om faktisk eller potentiell negativ påverkan i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna. Leverantören ska hantera de klagomål som framförs.

2.8 Leverantören ska, om leverantören har orsakat eller bidragit till faktisk negativ påverkan, tillhandahålla gottgörelse genom att:

• i den mån det går återställa drabbade rättighetshavare till den situation de skulle befinna sig i om den negativa påverkan inte hade inträffat och möjliggöra en gottgörelse som står i proportion till betydelsen och omfattningen av den negativa påverkan,
• samråda på ett meningsfullt sätt med drabbade rättighetshavare eller deras företrädare om lämplig gottgörelse samt
• utvärdera om drabbade rättighetshavare är tillfredsställda med processen och resultatet

3. Leverantörens rapporteringsskyldighet

3.1 Om leverantören har skälig anledning att anta att det förekommer eller har förekommit en allvarlig avvikelse i den egna verksamheten eller i leveranskedjorna ska leverantören inom två (2) veckor rapportera de faktiska omständigheterna samt de genomförda och planerade åtgärderna i enlighet med punkt 2-2.8 till Beställaren.

3.2 Allvarliga avvikelser avser tvångsarbete, barnarbete, arbetsförhållanden som medför fara för liv, allvarlig miljöskada, storskalig korruption och attacker på miljö- och människorättsförsvarare. De allvarliga avvikelserna definieras i Uppförandekod för leverantörer.

4. Uppföljning av de särskilda kontraktsvillkoren

4.1 Leverantören ska delta i och samarbeta med Beställarens uppföljning av åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Uppföljningen kan komma att genomföras genom olika metoder såsom dialog, egenrapportering, transparens i leveranskedjorna och revision.

4.2 Dialog Leverantören ska inom två (2) veckor från Beställarens begäran delta i dialog om hur leverantören efterlever sina åtaganden och processen för tillbörlig aktsamhet.

4.3 Egenrapportering Leverantören ska inom fyra (4) veckor från Beställarens begäran skriftligen redogöra för sin process för tillbörlig aktsamhet.

4.4 Transparens i leveranskedjorna Leverantören ska inom fyra (4) veckor från Beställarens begäran skriftligen redogöra för vilka underleverantörer leverantören använder för att fullgöra kontraktet. Detta inkluderar de juridiska namnen och fysiska adresserna för:

• sluttillverkningsanläggningar för produkten/produkterna/sortimentet
• tillverkningsanläggningar ett (1) led bortom sluttillverkning av produkten/produkterna/sortimentet
• tillverkningsanläggningar för komponenterna i produkten/produkterna/sortimentet
• smältverk/raffinörer för det tenn, volfram, tantal och guld (3TG), kobolt och glimmer som används i produkten/produkterna/sortimentet
• ursprunget för råvaran som används i produkten/produkterna/sortimentet
• utvinningsanläggningar för råvaran som används i produkten/produkterna/sortimentet

4.5 Revision Leverantören ska inom fyra (4) veckor från Beställarens begäran möjliggöra för Beställaren att själv eller genom ombud utföra revisioner i leverantörens egen verksamhet. Leverantören ska också möjliggöra för Beställaren att själv eller genom ombud utföra revisioner i eventuella underleverantörers verksamhet. Leverantören och eventuella underleverantörer ska i samband med revisioner tillhandahålla den information som Beställaren efterfrågar.

Leverantören ska stå för kostnaden för de eventuella återrevisioner som krävs för att kontrollera att leverantören har åtgärdat avvikelser.

4.6 Rätt att dela resultat Beställaren har rätt att dela resultat av genomförd uppföljning med andra regioner inom regionernas nationella samarbete för hållbar upphandling (Nationella kansliet för hållbar upphandling) i de fall mottagande region redan har ett avtal med leverantören, som innehåller motsvarande villkor för hållbara leveranskedjor.

5. Hantering av avvikelser från kontraktsvillkoret

5.1 Leverantören ska åtgärda avvikelser från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) och processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2). Fokus ska vara på förbättringar i leverantörens verksamhet och i leveranskedjorna.

5.2 Åtgärdsplan Vid avvikelse från åtagandena i Uppförandekod för leverantörer (punkt 1) eller processen för tillbörlig aktsamhet (punkt 2) ska leverantören upprätta en tidsatt åtgärdsplan som ska godkännas av Beställaren. Leverantören ska upprätta åtgärdsplanen senast två (2) veckor från Beställarens meddelande om avvikelsen. Åtgärdsplanen ska stå i proportion till avvikelsernas allvarlighet och ska beskriva hur avvikelserna ska åtgärdas inom tidsramen.

5.3 Vite Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1 – 5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har Beställaren rätt att begära vite från leverantören. Vite utgår med 15 000 SEK per påbörjad vecka som omständigheterna består. Vitet kan högst utgå under 20 veckor.

5.4 Avropsstopp (vid ramavtal) Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1 – 5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har Beställaren rätt att undanta leverantören från avrop så länge omständigheterna består. Detsamma gäller under den tid Beställaren utreder en potentiell grund för avropsstopp. Under den tid avropsstoppet består har Beställaren rätt att avropa från annan ramavtalsleverantör eller, om sådan inte finns, upphandla ramavtalsföremålet från annan leverantör.

5.5 Uppsägning av kontraktet Om leverantören inte rapporterar i enlighet med punkt 3, inte medverkar till uppföljning i enlighet med punkt 4, underlåter att vidta åtgärder enligt punkterna 5.1–5.2 eller inte hanterar avvikelser i enlighet med upprättad åtgärdsplan har Beställaren rätt att säga upp kontraktet/ramavtalet med skälig uppsägningstid.

Om Beställaren har rätt till maximalt vite har Beställaren rätt att säga upp kontraktet/ramavtalet med omedelbar verkan.

Oaktat någon annan bestämmelse i kontraktet/ramavtalet har Beställaren rätt att säga upp kontraktet/ramavtalet med omedelbar verkan om Beställaren har gjort sannolikt att en allvarlig avvikelse förekommer i leverantörens verksamhet eller i leveranskedjorna och den som orsakar den allvarliga avvikelsen inte vidtar omedelbara åtgärder för att förhindra och begränsa den.