Frågor och svar om Cosmic

För att kunna möta dagens digitaliseringstakt och invånarnas framtida förväntningar på tillgänglighet och behov av hälso- och sjukvård krävs ett vårdinformationsstöd som stödjer verksamhetens behov med utgångspunkt från patientens väg genom vården.

Cosmic ska skapa förutsättningar för en helhetsupplevelse som är effektiv, säker och ger besluts- och processtöd. Systemet ska möjliggöra en strukturerad journal per patient där det är lätt att följa patientens väg genom vården.

Invånare och patienter kommer på sikt att få en bättre tillgång till information om sin vård och hälsa genom moderna digitala tjänster vilket skapar förutsättningar för ökad delaktighet.

Region Hallands tidigare journalsystem VAS hade en begränsad livslängd då det inte håller för den framtida utveckling som krävs för att kunna möta dagens digitaliseringstakt och för kommande certifierings- och andra IT-tekniska krav.

Region Halland hade inte fått bättre förutsättningar av att flytta fram införandet. Anledningen är att leverantören lägger sitt största fokus på den region som är näst i tur att införa, vilket riskerade leda till att Halland skulle fått mindre uppmärksamhet och därmed sannolikt få fortsätta invänta samma leveranser.

Att flytta fram införandet skulle också skapat följdproblem i hantering av våra nuvarande äldre system, samt ytterligare skjuta på andra prioriterade satsningar som behöver ske i regionen.

Orsaken till att några av Sussa-regionerna har skjutit fram sina införanden är att regionerna själva inte varit klara med det regionala införandearbetet. I detta avseende hade Halland bättre förutsättningar.

Det innebär att fokus ligger på grundfunktionalitet, dvs det minsta som krävs för att bedriva en säker sjukvård, men initialt inget utöver det.

Till att börja med är det huvudjournalen (VAS), läkemedelsmodulen (NCS), akutliggaren (Aweria) och modulen för digital diktering (Medspeech) som ersätts. Därefter kommer till exempel funktionalitet för mobilt arbetssätt (Nova), barnhälsovård (BHV), mödrahälsovård och förlossning (Birth), operationsplanering (TM2), samordnad planering med till exempel kommuner (LINK), anestesi- och intensivvård, och cytostatikahantering successivt att införas.

Samtliga funktioner utvecklas kontinuerligt i samverkan med övriga Sussa-regioner och med leverantören.

Vi har förberett driftstarten genom att flytta information från andra system, till exempel VAS och NCS, till Cosmic. Vi har också i förväg skapat information som finns på plats i Cosmic från vecka 14, till exempel bokade besök. Den här informationen finns alltså inte i VAS. Där finns såklart inte heller den information vi hunnit skapa i Cosmic efter driftstart, till exempel läkemedelslistor och anteckningar. Att gå tillbaka till gamla system skulle alltså få stor påverkan på verksamheten. Det betyder att det är en lösning som bara kan användas i yttersta nödfall, och som då behöver beslutas av högsta instans i Region Halland.

Viss information kommer överföras från huvudjournalsystemet (VAS), läkemedelsmodulen (NCS) och akutliggaren (Aweria) till Cosmic inför starten. I stora drag innefattar det:

• Patientuppgifter från VAS såsom personnummer, kontaktuppgifter och tolkbehov.
• Tillväxtkurvan från VAS/PcPAL.
• Obs, Varning och Smitta i VAS till Uppmärksamhetssignalen (UMS).
• Väntelisteposter inkl. allmänremisser om vårdbegäran.
• NCS Läkemedelslista Öppenvård.

För mer detaljer: Hantering vid övergång till Cosmic - överföring och åtkomst till journaluppgifter Länk till annan webbplats.

Det som inte är överflyttat till Cosmic hittar du i läslägen i VAS, NCS och Aweria.

Det går inte att komma ifrån att införande av ett nytt komplext system innebär vissa utmaningar, som kan ta tid att åtgärda eller hitta rätt arbetssätt kring. Fördelen för Region Halland är att vi kan dra nytta av tidigare Sussa-regioners införanden och har därmed större chans förhindra liknande problem. Vi kommer däremot ha egna utmaningar, vilket beror på att varje region har olika IT-miljöer och därmed olika förutsättningar för att byta ut system.

En annan fördel med Sussa-samarbetet är att vi vid gemensamma utmaningar har en gemensam hantering och prioritering gentemot leverantören, vilket exempelvis kan ge en fördel vid större utvecklingsbehov.

Införandet av Cosmic är en långsiktig och nödvändig investering för Region Halland där vi tillsammans med övriga Sussa-regioner och leverantören samarbetar för att utveckla ett vårdinformationsstöd som möter våra nuvarande och kommande behov.

Utveckling utifrån patientsäkerhetsrisker och andra säkerhetsrisker prioriteras högt och sker kontinuerligt. Övrig utveckling sker i mån av tid till dess att samtliga Sussa-regioner infört Cosmic.

Justeringar av eventuella felaktigheter i Cosmic och i regionala anpassningar sker kontinuerligt och prioriteras utifrån allvarlighetsgrad.

Det skulle krävas ett regeringsbeslut om alla regioner skulle ha samma vårdinformationsstöd, vilket inte finns idag. I dagsläget med de upphandlingar som har genomförts och håller på att genomföras kommer det dock endast att bli ett fåtal vårdinformationsstöd i Sverige. Nationella initiativ arbetar samtidigt med att gemensamt skapa förutsättningar för samverkan och kommunikation över gränserna.

Region Halland hade två alternativ. Antingen att aktivera den option som Region Halland hade inom Sussa samverkan och införa Cosmic, från Cambio Health Systems AB, eller att genomföra en egen, ny upphandling.

Kommunerna ingår i den del som är kopplad till samordnad vårdplan, en funktion som ingår i Cosmic. För övrigt hade inte kommunerna någon option på det nya vårdinformationsstödet och kan därmed inte använda det på samma sätt som regionen.

Nu under den första tiden i Cosmic kommer alla i vården uppleva att det går långsammare att arbeta i journalen då det tar tid innan alla lärt sig att arbeta i det nya systemet och vant sig vid nya arbetssätt. Hur lång tid det kommer att påverka arbetet kommer att skilja sig mellan olika verksamheter. Det som kan påverka ytterligare är om en verksamhet har behövt ta fram tillfälliga lösningar som skapar merarbete, innan alla anpassningar finns på plats.

När vi alla i vården är nya i systemet kommer en del saker att ta längre tid, vilket gör att patienter kan behöva ha lite tålamod ett tag. Vi anstränger oss såklart så att allt ska gå så smidigt som möjligt för våra patienter.

Vår ambition är att patienter ska få den information de behöver, när de behöver den. Därför finns information på bland annat 1177.se, i kallelser, i TeleQ och i väntrum.

All information som tidigare fanns i journalen kommer finns kvar. Information från gamla system arkiveras och finns tillgänglig för vårdpersonalen och patienterna kommer ska kunna se den på 1177.se såsom tidigare.

Det kan i vissa fall se lite annorlunda ut när patienten går in i sin journal på 1177.se eftersom det presenteras information från två olika system. Ibland är informationen indelad på olika vis i det gamla och nya systemet och det kan i vissa fall också bli lite dubbletter. Men ingen information som finns sedan tidigare försvinner.

Ja, det ska patienten kunna göra.

1177:s e-tjänster är integrerade i Cosmic. Även andra nationella vårdtjänster som Nationell patientöversikt med sammanhållen journalföring är integrerat. Systemet fungerar i den nationella kontexten med befintliga och framtida vård- och invånartjänster.

1177.se kan bara vara kopplat till ett journalsystem i taget. Det innebär att 1177.se var kopplat till VAS ända tills vi gick över till Cosmic. De tider som vården bokade i Cosmic under pre-go-live syntes inte för patienten på 1177.se förrän vi bytte till Cosmic.

Nu när vi gått över till Cosmic ska patientens bokade tider synas som vanligt igen.

Ja, nu när vi gått över till Cosmic ska patienter kunna av- och omboka sina tider på 1177.se precis som tidigare.

Ja, patienten ska kunna checka in med mobil självincheckning precis som tidigare.

De regioner som infört Cosmic före oss upplever att det för patienten kan bli lite längre väntetid i vården dagarna vi byter system, men också en tid efteråt. Hur lång tid går inte att säga idag.

De regioner som infört Cosmic före oss upplever att det för patienten kan bli lite längre väntetid i vården dagarna vi byter system, men också en tid efteråt. Hur långt tid går inte att säga idag.

Målsättningen är att det på sikt ska bli enklare för patienten och invånaren att följa och ta del av sin vård och journal. Cosmic ska också bidra till en säker, god och jämlik hälso- och sjukvård. All vårdinformation kommer också finns samlad på ett och samma ställe så det blir ett enklare vårdmöte där man inte behöver berätta samma information för olika vårdgivare – en journal per patient.

Cosmic är Cosmic och har samma funktioner i grunden oavsett vilken region som använder det. Det som skiljer sig är innehållet och hur respektive region valt att göra sina anpassningar. Inom Sussa har regionerna enats om ett gemensamt grundinnehåll och utbud. Från dessa kan varje region göra regionala anpassningar utifrån sina förutsättningar och behov. Kopplingar till andra angränsande system (integrationer och uthopp) byggs både i samverkan inom Sussa och av respektive region beroende på system.

I Sussa-regionernas upphandlingskrav ställdes högre och fler krav på funktioner för exempelvis intensivvård, operationsplanering, mödrahälsovård och förlossning, än vad tidigare regioner kravställt i sina upphandlingar. Detta innebär att Halland så småningom kommer få både fler funktioner och tex. en nyare version av operationsplaneringsmodulen än exempelvis Region Kronoberg.

En annan skillnad är att några av de ”gamla” Cosmic-regionerna, som upphandlat tillsammans med sina kommuner, använder Cambios vårdplaneringsmodul vilket skapar ett mer integrerat flöde än vad vi kommer att ha i Halland.

Bedömningen, efter ett analysarbete, där ett 70-tal medarbetare från vård- och stödfunktioner medverkade, var att en egen upphandling skulle innebära högre kostnader både på kort och på lång sikt. Det skulle också kunna leda till att Region Halland hade blivit ensamma i Sverige med ett eget vårdinformationsstöd, och därmed få bära hela kostnaden för den framtida utvecklingen. Genom att aktivera den option som Region Halland hade inom Sussa samverkan kunde vi få samma vårdinformationsstöd som åtta andra regioner, vilket omfattar en fjärdedel av Sveriges befolkning.